Όλοι γνωρίζουν το πρωτόκολλο λέξεων. Οι εργαζόμενοι του γραφείου το ακούν συχνά κατά τις συναντήσεις, οι αστυνομικοί το χρησιμοποιούν στις επαγγελματικές τους δραστηριότητες και οι αρχηγοί κρατών και διπλωμάτες αναγκάζονται να συμμορφώνονται με τους κανόνες που τους υπαγορεύουν. Τι είναι ένα πρωτόκολλο; Θα δούμε παρακάτω.
Η έννοια της έννοιας του πρωτοκόλλου
Ως ένας σημαντικός αριθμός άλλων όρων, αυτή η λέξη έχει αρκετές έννοιες. Όλα εξαρτώνται από το πεδίο δραστηριότητας στο οποίο εφαρμόζεται η επιθυμητή έννοια. Έτσι, θα εξετάσουμε τις πιο συνηθισμένες καταστάσεις όταν είναι συνηθισμένο να μιλάμε για ένα πρωτόκολλο.
Αν μιλάμε για το επιχειρηματικό περιβάλλον, τότε το πρωτόκολλο είναι ένα έγγραφο που περιγράφει το γεγονός (συνάντηση, συνάντηση, διοικητικό συμβούλιο κ.λπ.).
Αναφέρθηκε ήδη παραπάνω για την αστυνομία, η οποία επίσης συχνά συντάσσει παρόμοιο έγγραφο. Σε αυτή την περίπτωση, το γεγονός ενός εγκλήματος ή ενός αδικήματος είναι υπονοούμενο.
Σε διεθνή μορφή, ένα πρωτόκολλο είναι ένα σύνολο κανόνων που πρέπει να ακολουθούνται σε επίσημες συναντήσεις μεταξύ κυβερνητικών αξιωματούχων και διπλωματικών αξιωματούχων. Για παράδειγμα, υπάρχει ένα πρωτόκολλο συνεδριάσεων μεταξύ αρχηγών κρατών ή μια επίσκεψη στον πρόεδρο.
Ωστόσο, σε αυτό το άρθρο θα επικεντρωθούμε στην έννοια των επιχειρηματικών πρωτοκόλλων.
Τα λεπτά συνάντησης
Οι επιχειρηματικές συναντήσεις αποτελούν αναπόσπαστο μέρος όλων των διαδικασιών σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον. Μπορούν να περάσουν επίσημα, λαμβάνοντας υπόψη την καθορισμένη ώρα και μόνο στο κτίριο γραφείων. Οι άτυπες ημερομηνίες των επιχειρήσεων είναι επίσης πολύ δημοφιλείς. Στη δεύτερη περίπτωση, μπορείτε να κάνετε χωρίς επιβεβαίωση του πρωτοκόλλου της συζήτησης. Εάν η συνάντηση είναι επίσημη, πρέπει να είναι γραπτή, σύμφωνα με όλους τους κανόνες.
Το πρωτόκολλο φυλάσσεται από γραμματέα ή άλλο πρόσωπο με τέτοια εξουσία. Προκειμένου να συμβαδίσετε με τη συζήτηση, προσπαθήστε να μάθετε μια κατά προσέγγιση λίστα με θέματα που θα συζητηθούν κατά τη συνάντηση. Η παρουσία ενός καταγραφέα φωνής δεν θα είναι περιττή, έτσι ώστε να μην χάσετε τις λεπτομέρειες, επειδή το πρωτόκολλο είναι μια πολύ λεπτομερής περιγραφή ενός επιχειρηματικού γεγονότος.
Πρέπει να καταγράφονται τα ονόματα των παρόντων καθώς και των απόντων. Για τον εαυτό σας, μπορείτε να κάνετε σημειώσεις σχετικά με την τοποθεσία όλων όσων ήρθαν στη συνάντηση, έτσι ώστε η συγγραφή ορισμένων λέξεων να μπορεί να δηλώνεται χωρίς λάθη.
Στην αρχή κάθε συνάντησης, καθορίζεται η σειρά εξέτασης των ζητημάτων, φροντίστε να το καταγράψετε καταληκτικά.
Εάν η συνεδρίαση είχε ψηφοφορία, τότε υποδείξτε τα αποτελέσματά της (πόσοι ψήφισαν υπέρ και πόσοι ψήφισαν). Σε περίπτωση που κατά τη διάρκεια της συνάντησης υπήρχε ένας μικρός αριθμός ατόμων, έχετε επίσης την ευκαιρία να σημειώσετε τα ονόματα και τα επώνυμα όλων όσων ψήφισαν.
Μην απενεργοποιείτε την εκτέλεση του πρωτοκόλλου σε ένα μακρύ κουτί, επειδή κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου μπορείτε να ξεχάσετε τα στοιχεία της συνάντησης.
Πρωτόκολλο διαπραγμάτευσης
Οι διαπραγματεύσεις διαφέρουν από μια τακτική επιχειρηματική συνάντηση στο ότι συζητούν συνήθως ένα ή δύο θέματα που παίζουν σημαντικό ρόλο και για τα δύο μέρη. Σε αυτή την περίπτωση, το πρωτόκολλο είναι μια ευκαιρία να διορθώσουμε όλες τις αποχρώσεις της συνομιλίας και τις απαιτήσεις των μερών. Το ζήτημα που δεν εξετάζεται πάντοτε επιλύεται αμέσως μετά τις πρώτες διαπραγματεύσεις, επομένως οι διευθυντές ή άλλοι υπάλληλοι χρειάζονται χρόνο και πλήρη πληροφόρηση για τη συνεδρίαση.
Το πρωτόκολλο των διαπραγματεύσεων καταρτίζεται βάσει της ίδιας αρχής όπως κάθε επιχειρηματικό έγγραφο.
Πρέπει να αναφέρει την ημερομηνία του περιγραφόμενου γεγονότος, τον αριθμό του εγγράφου και την πλήρη έκδοση του ονόματος. Ακολουθεί μια εισαγωγή, η οποία δείχνει αναγκαστικά τον κατάλογο των παρευρισκομένων και τα κύρια θέματα για συζήτηση.
Στο κύριο μέρος, οι πληροφορίες συνήθως χωρίζονται σε τρία μέρη: "Ακούστηκε", "Μίλησε", "Αποφασίστηκε". Στην πλήρη έκδοση του πρωτοκόλλου, οι λέξεις όλων των ομιλητών παραθέτονται κατά λέξη. Επίσης, σε ορισμένες περιπτώσεις, ένα απόσπασμα από το πρωτόκολλο είναι διπλότυπο, διπλασιάζοντας ένα συγκεκριμένο τμήμα του.
