Κάθε αναλυτικό έγγραφο είναι ένα εργαλείο κατηγορίας διαχείρισης που σας επιτρέπει να κάνετε τη σωστή απόφαση. Το έγγραφο παρουσιάζει μια επισκόπηση συγκεκριμένου αντικειμένου της έρευνας, με συμπεράσματα για το αποτέλεσμα, υποδεικνύοντας τις μεθόδους εφαρμογής τους. Οι πληροφορίες μπορούν να συμπεριληφθούν στο σημείωμα σχετικά με παλαιότερες μελέτες και πορίσματα.
Δομή εγγράφων
Στο επίπεδο των κανονιστικών πράξεων, η δομή του εγγράφου δεν ορίζεται, δεν υπάρχουν αυστηρές απαιτήσεις για την προετοιμασία του. Μια κάποια πρακτική έχει αναπτυχθεί στη γραφική εργασία, διακρίνονται τα ακόλουθα υποχρεωτικά σημεία:
- επικεφαλίδα εγγράφου, τίτλος;
- σχολιασμός;
- εισαγωγή;
- η ουσία του περιγραφόμενου προβλήματος, δηλαδή το κύριο μέρος του εγγράφου.
- συμπεράσματα και συμπεράσματα.
- Υπογραφή του εντολέα και ημερομηνία.
Στο τέλος του εγγράφου, μετά τα συμπεράσματα, μπορεί να υπάρχει ένας κατάλογος της χρησιμοποιούμενης βιβλιογραφίας, αναφορές που επικαλείται ο συντάκτης της κατά τη σύνταξη της σημείωσης και μια λίστα εφαρμογών.
Κεφάλαιο και τίτλος του εγγράφου
Αυτό το μέρος του εγγράφου προετοιμάζεται σύμφωνα με τα πρότυπα που υιοθετήθηκαν στη ροή εργασίας των επιχειρήσεων.
Ένα παράδειγμα γραφής αναλυτικών σημειώσεων:
Ο επικεφαλής της LLC ….
F.I.O.
(από) ποιον
Ο επικεφαλής της δομικής μονάδας ….
F.I.O.
Αναλυτική σημείωση
Εάν η εγγραφή τέτοιων εγγράφων προβλέπεται από την εσωτερική ροή εγγράφων, τοποθετείται η ημερομηνία και ο εξερχόμενος αριθμός του σημειώματος.
Σχόλιο ή Πρόλογος
Αυτή η παράγραφος του εγγράφου παρέχει μια σύντομη περιγραφή της ουσίας του προβλήματος. Αν μιλάμε για την επιστημονική κοινότητα, τότε μπορεί να υποδειχθεί ο κύριος στόχος και οι μέθοδοι που χρησιμοποιήθηκαν για την ανάλυση των δεδομένων. Αυτή η παράγραφος του σημειώματος μπορεί να περιγράφει τις πηγές δεδομένων, το σκεπτικό για τη χρήση τους. Ο στρατηγικός στόχος, η επίτευξη του οποίου ενέπνευσε τον συντάκτη του εγγράφου να διεξαγάγει έρευνα, θα πρέπει να εμφανίζεται.
Εξετάστε το παράδειγμα της σύνταξης αναλυτικών σημειώσεων.
Εάν το έγγραφο σχετίζεται με την εσωτερική διαχείριση εγγράφων, τότε ο πρόλογος μπορεί να είναι γενικά σύντομος:
… σχετικά με τα αποτελέσματα του αποθέματος της αποθήκης αριθ. …. πραγματοποιήθηκε … ημερομηνία …
ή
… σχετικά με την πρόοδο των εργασιών που σχεδιάζονται για το τρέχον τρίμηνο από το τμήμα … όνομα …
Αν μιλάμε για έγγραφα που χρησιμοποιούνται στην επιστημονική κοινότητα ή για την ανάλυση ενός σοβαρού προβλήματος, τότε ο πρόλογος μπορεί να μοιάζει με αυτό:
… Περίληψη: Τους τελευταίους 3 μήνες, μια ανάλυση της καταναλωτικής ζήτησης για αυτοκίνητα από τις κατηγορίες και τα εμπορικά σήματα τους στο κατάστημα … το όνομα …
Η μελέτη διεξήχθη χρησιμοποιώντας κλασσική πολυμεταβλητή ανάλυση. Τα δεδομένα συνοψίζονται σε έναν κοινό πίνακα με μια εκτίμηση όλων των παραγόντων σε κλίμακα δέκα σημείων. Σύμφωνα με τα αποτελέσματα της έρευνας, ο αδιαφιλονίκητος ηγέτης εντοπίστηκε … με το όνομα του οχήματος …
Παραδείγματα σύνταξης αναλυτικών σημειώσεων στο τμήμα πωλήσεων μιας επιχείρησης:
… Η εταιρεία … όνομα … για 6 μήνες, ανάλυση των αποτελεσμάτων του τμήματος πωλήσεων. Ως αποτέλεσμα, προσδιορίστηκαν ορισμένες αποκλίσεις από τους προγραμματισμένους δείκτες με πιθανούς λόγους εμφάνισής τους.
|
Ο δείκτης που αναλύθηκε |
το σχέδιο |
γεγονός |
% απόκλιση |
λόγο |
|
Έσοδα από πωλήσεις, RUB |
||||
|
Αποθέματα αποθήκης ……….. |
Το κύριο μέρος του εγγράφου
Σε αυτό το μέρος της σημείωσης, συνιστάται να τηρείτε μια συγκεκριμένη δομή:
- Περιγραφή του προβλήματος που πρέπει να αναλυθεί.
- Μέθοδοι που χρησιμοποιούνται στην ανάλυση.
Εάν το αποτέλεσμα ως αποτέλεσμα είναι ογκώδες, τότε είναι δυνατό να συνθέσετε το περιεχόμενο με την ένδειξη αριθμών σελίδων, ονόματα συγκεκριμένου μέρους του εγγράφου.
Η κύρια έμφαση δίνεται στις τεχνικές ανάλυσης με προκαταρκτικά συμπεράσματα. Αν εμφανιστούν ορισμένες θεωρίες κατά τη διάρκεια της εργασίας, τότε εκφράζονται στο έγγραφο. Το κυριότερο είναι ότι η δομή του κύριου μέρους του εγγράφου έχει λογική.
Εξετάστε το παράδειγμα της σύνταξης αναλυτικών σημειώσεων, μια περιγραφή της ουσίας του προβλήματος.
Διεύθυνση εταιρείας …. Ήρθα σε επαφή με τον οργανισμό μας λόγω του γεγονότος ότι τα τελευταία 2 χρόνια στο τμήμα πωλήσεων σημειώθηκε σταθερή μείωση στα κέρδη. Κατά τις διαπραγματεύσεις αποκαλύφθηκε ότι δεν υπήρξε μείωση του αριθμού των πελατών, αντίθετα, τα τελευταία 2 χρόνια ο αριθμός τους έχει αυξηθεί κατά 20%. Ταυτόχρονα, τα έσοδα μειώθηκαν κατά 30%. Κατά την ανάλυση των δραστηριοτήτων του τμήματος πωλήσεων χρησιμοποιήθηκαν οι ακόλουθες μέθοδοι ……………..
Το τελευταίο μέρος, συμπεράσματα
Ένα αναλυτικό σημείωμα μιας επιχείρησης (παραδείγματα υπάρχουν σε αυτό το άρθρο) ή ενός επιστήμονα, η πολιτική δεν μπορεί να είναι χωρίς συμπεράσματα. Επιπλέον, το ένα που περιέχει μια πρόβλεψη και συστάσεις για περαιτέρω ενέργειες θεωρείται ως ένα πραγματικά σωστά καταρτισμένο έγγραφο. Και η κατασκευή αυτών των συμπερασμάτων και συστάσεων πρέπει να βασίζεται μόνο στην έρευνα που διεξάγεται και στα αποτελέσματα που προκύπτουν ως αποτέλεσμα. Σε αυτή την περίπτωση, τα συμπεράσματα δεν θα πρέπει να επαναληφθούν, δηλαδή με τα προηγούμενα, τα οποία διατυπώθηκαν στο κύριο μέρος της σημείωσης.
Το αναλυτικό σημείωμα (παραδείγματα κατωτέρω) δεν πρέπει να περιέχει αντιφάσεις, ιδίως στο τελευταίο μέρος, πρέπει να εντοπιστεί σαφής σχέση μεταξύ των συμπερασμάτων και της ανάλυσης στο έγγραφο. Δεν υπάρχουν τελικές "ομιλίες" που δεν δικαιολογούνται από το παραπάνω κείμενο, δηλαδή δεν υπάρχουν προσωπικά συμπεράσματα.
Εξετάστε ένα δείγμα αναλυτικής σημείωσης (παράδειγμα).
… Για να εξαλειφθεί η απώλεια από τις πωλήσεις που παρατηρήθηκαν τα τελευταία 2 χρόνια, πρέπει να προγραμματιστούν τα ακόλουθα μέτρα:
|
Αναμενόμενο οικονομικό αποτέλεσμα |
Με ποια ημερομηνία πρέπει να πραγματοποιηθούν τα γεγονότα |
Απαιτείται δράση |
Υπεύθυνος |
Δεν συνιστάται η εξαγωγή συμπερασμάτων σε περισσότερες από μία σελίδες A4.
Υπογραφή και Εφαρμογές
Στο τέλος του εγγράφου, καταγράφεται υποχρεωτικά η θέση και το πλήρες όνομα (με αποκωδικοποίηση) του δημιουργού. Εάν η ανάλυση πραγματοποιήθηκε από περισσότερα άτομα, τότε πρέπει να αναφέρονται. Η ημερομηνία γραφής της σημείωσης και της υπογραφής επισυνάπτεται. Αν το έγγραφο έχει σχεδιαστεί για ευρύ φάσμα ανθρώπων ή έχει μεταφερθεί σε άλλη δομική μονάδα της επιχείρησης, μπορείτε να καθορίσετε λεπτομέρειες επικοινωνίας για ανατροφοδότηση.
Οι αναλυτικές σημειώσεις (παραδείγματα που εξετάσαμε) ενδέχεται να έχουν εφαρμογές. Πρόκειται για πρόσθετα έγγραφα που μπορεί να περιέχουν γραφήματα και ενδιάμεσα δεδομένα, έναν κατάλογο όρων που χρησιμοποιήθηκαν ή τύποι υπολογισμού για τον συντάκτη. Μπορείτε να καθορίσετε μια λίστα αναφορών, από τις οποίες οι πληροφορίες αποτέλεσαν τη βάση της ανάλυσης.
