Ως εκδήλωση νοείται μια συνάντηση προγραμματισμένη και πραγματοποιημένη με τη συμμετοχή μιας ομάδας ατόμων: διακοπές, επαγγελματική συνάντηση, αθλητική εκδήλωση, παιδικό πάρτι, διαφημιστική εκστρατεία κλπ. Δεδομένου ότι η εκδήλωση συμμετέχει συχνότερα σε μεγάλο αριθμό συμμετεχόντων, είναι εξαιρετικά σημαντικό να φροντίζουμε για την ασφάλεια όλων όσων προσκαλούνται. ότι ήταν άνετα, κανείς δεν βαρεθεί, δεν υπήρχαν παράπονα για το μενού, την απόδοση των καλλιτεχνών, το σχεδιασμό της αίθουσας συνεδριάσεων, κλπ. Για να αποφύγετε τις δυσάρεστες εκπλήξεις, πρέπει να είστε προσεκτικοί Αλλά για να προετοιμαστείς.
Η προετοιμασία του συμβάντος ξεκινά με το σχεδιασμό. Είναι καλύτερο να ανησυχείτε για το πώς να προγραμματίσετε το γεγονός εκ των προτέρων. Όσο περισσότερος χρόνος μένει μέχρι μια σημαντική ημερομηνία, τόσο περισσότερες ευκαιρίες για να σκεφτούμε τα πράγματα, να ζυγίζουμε, να αποφεύγουμε τα λάθη και την αρνητική ανάδραση από τους συμμετέχοντες. Τα σχέδια γίνονται σύμφωνα με τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης, αλλά υπάρχουν γενικές συστάσεις για το σχεδιασμό.
Τι να προγραμματίσετε
Πρώτα απ 'όλα, ο στόχος. Καμία περίπτωση δεν πραγματοποιείται ακριβώς έτσι. Οι ηγέτες των εταιρειών επιθυμούν να επιτύχουν ορισμένα αποτελέσματα: τη δημιουργία μιας εταιρικής κουλτούρας, την προώθηση των αγαθών στην αγορά, την επέκταση των πλατφορμών για τις επιχειρήσεις, τη συγκέντρωση των εργαζομένων, τον εορτασμό της επετείου (επίσημη αναγνώριση των πλεονεκτημάτων της στην εταιρεία) κλπ. Το κύριο είναι ότι ο στόχος πρέπει να είναι συγκεκριμένος, σαφής και εφικτός. Μαζί με το σκοπό, καθορίζεται επίσης ο τύπος του γεγονότος (μπουφές, πικ-νικ, διακοπές στο υδάτινο πάρκο κ.λπ.).
Το επόμενο στάδιο του σχεδιασμού είναι ο προϋπολογισμός. Ανεξάρτητα από το πόσο σκληρά επιχειρεί ο διοργανωτής, δεν θα είναι δυνατή η πραγματοποίηση όλων των δημιουργικών ιδεών, εάν ο προϋπολογισμός δεν το επιτρέπει. Επομένως, πριν αποφασίσετε πώς να καταρτίσετε ένα σχέδιο δράσης, πρέπει να αποφασίσετε για τα οικονομικά.
Εξετάζονται τα ακόλουθα στοιχεία:
- αριθμός και φύλο των επισκεπτών (απαραίτητο για την παρασκευή του μενού, την επιλογή των ποτών) ·
- τόπος διεξαγωγής της εκδήλωσης ·
- σχεδιασμός και τεχνικός εξοπλισμός ·
- μεταφορά (εάν το συμβάν είναι εκτός).
- λήψη φωτογραφιών και βίντεο.
- πρόσκληση του οικοδεσπότη, καλλιτέχνες?
- βραβεία και δώρα.
- Κάλυψη των γεγονότων από τα μέσα μαζικής ενημέρωσης (εάν είναι απαραίτητο).
Ερωτηματολόγια
Μετά τη διευκρίνιση των παραπάνω ζητημάτων, μπορείτε να αρχίσετε να συντάξετε ερωτηματολόγια για τους προσκεκλημένους. Έτσι, θα είναι ευκολότερο να ληφθούν υπόψη οι επιθυμίες των επισκεπτών. Σύμφωνα με τα αποτελέσματα της έρευνας, ίσως χρειαστεί να κάνετε προσαρμογές στο σχέδιο και εκτίμηση. Προσφέρουμε μια κατά προσέγγιση λίστα ερωτήσεων:
- Σχεδιάζετε να παρακολουθήσετε την εκδήλωση;
- Αν δεν σκοπεύετε να παρακολουθήσετε το γεγονός, τότε για ποιο λόγο;
- Πώς μάθατε για το γεγονός;
- Πώς ήταν η εγγραφή για συμμετοχή στη διοργάνωση (πολύ απλή, απλή, χωρίς προβλήματα, με μικρές δυσκολίες, δυσκολίες);
- Έχετε κάποιες επιθυμίες στο μενού;
- Ποιος θα πληρώσει για τη συμμετοχή σας στην εκδήλωση;
- Ποια θέματα, ερωτήσεις συζήτησης ενδιαφέρεστε;
- Έχετε κάποιες απορίες σχετικά με την εκδήλωση, ποιες;
- Έχετε ερωτήσεις για τον οικοδεσπότη της εκδήλωσης, ποιες;
- Πώς θα θέλατε να λάβετε πληροφορίες σχετικά με την εκδήλωση (διεύθυνση, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τηλέφωνο);
- Άλλο
Οι ερωτήσεις προσαρμόζονται ανάλογα με τον τύπο και το περιεχόμενο του συμβάντος. Το κυριότερο είναι να συντάξει ένα ερωτηματολόγιο ώστε ο διοργανωτής να λάβει όλες τις απαντήσεις που του ενδιαφέρει. Αυτό θα βοηθήσει στον προσδιορισμό του τρόπου σύνταξης ενός σχεδίου δράσης, προκειμένου να αποφευχθούν κάθε είδους παρεξηγήσεις. Έτσι, οι μουσουλμάνοι επιχειρηματικοί συνεργάτες κατά τη διάρκεια του συμποσίου δεν θα αγγίξουν το χοιρινό κρέας (που σημαίνει ότι το μενού πρέπει να περιλαμβάνει πιάτα από κοτόπουλο, γαλοπούλα) και τα αστεία του κορυφαίου εταιρικού κόμματος μπορεί να φαίνονται σε μερικούς ανθρώπους όχι αστεία. Φυσικά, η έρευνα θα πρέπει να είναι ανώνυμη.
Μετά τη συλλογή των πληροφοριών, ο εργαζόμενος προχωρά άμεσα στην προετοιμασία του σχεδίου.
Πώς να προγραμματίσετε ένα συμβάν: ένα παράδειγμα
Η μορφή του σχεδίου αναπτύσσεται σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003 "Συστήματα ενοποιημένης τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για χαρτιά. " Παραδοσιακά, το σχέδιο απαριθμεί τα είδη των εργασιών για την προετοιμασία και διεξαγωγή της εκδήλωσης, τις προθεσμίες και τους υπεύθυνους. Στην αρχή του εγγράφου αναγράφεται το όνομα της οργάνωσης και ο τύπος του εγγράφου προς έγκριση, η ημερομηνία, ο αριθμός και ο τόπος σύνταξης του εγγράφου, σφραγίδα έγκρισης. Ξεχωριστά καταρτισμένα οικονομικά έγγραφα, φύλλα έγκρισης και εξοικείωση με το έγγραφο. Σε μια σχηματική άποψη, φαίνεται κάτι τέτοιο:
|
Εγώ εγκρίνω --------------- --------------- (θέση του επικεφαλής της εταιρείας) ------------------------------------- (Πλήρες όνομα) (υπογραφή) |
|||
|
Σχέδιο δράσης για την προετοιμασία και τη συμπεριφορά -------------------------------------------------- ---- (όνομα συμβάντος) |
|||
|
Ημερομηνία: Τοποθεσία: Ο σκοπός της εκδήλωσης: |
|||
| Όχι. | Είδη εργασίας | Προθεσμίες | Υπεύθυνος |
| 1. | Δημιουργία της οργανωτικής επιτροπής | 12/15/2014 | Πλήρες όνομα |
| 2. | Δημιουργία ενός πολιτιστικού προγράμματος | 12/15/2014 | Πλήρες όνομα |
| 3. | … | ||
Το σχέδιο μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τις στήλες "αποτελέσματα" και "σημειώσεις".
Το σχεδιασμένο σχέδιο συζητείται με τη διοίκηση της εταιρείας, εγκρίνεται και κοινοποιείται στους υπαλλήλους. Τα υπεύθυνα υπογράφουν την υπογραφή τους στο ενημερωτικό δελτίο και λαμβάνουν αντίγραφο του σχεδίου. Μετά από αυτό, το ερώτημα: "Πώς να καταρτίσει ένα σχέδιο δράσης;" θεωρείται κλειστό.
Κατά κανόνα, τα γεγονότα διεξάγονται πολλές φορές το χρόνο, οπότε ένας διευθυντής εκδηλώσεων ή άλλος ειδικός πρέπει να καταρτίσει ένα ετήσιο σχέδιο δράσης. Πώς να καταρτίσει ένα σχέδιο δράσης για το έτος;
Ετήσιο σχέδιο
Πριν προχωρήσετε στην προετοιμασία του ετήσιου σχεδίου, θα πρέπει να αναλύσετε τις δραστηριότητες της εταιρείας για το προηγούμενο έτος. Με βάση τα αποτελέσματα της αναλυτικής εργασίας, συντάσσεται έκθεση, το περιεχόμενο της οποίας θα θέσει στόχους για τους επόμενους 12 μήνες. Οι εκδηλώσεις που πραγματοποιήθηκαν κατά το νέο ημερολογιακό έτος θα στοχεύουν στην επίτευξη ακριβώς αυτών των στόχων.
Τα γεγονότα προγραμματίζονται ανά μήνα. Πόσες εκδηλώσεις θα πραγματοποιούνται κάθε μήνα - η εταιρεία αποφασίζει. Όλα εξαρτώνται από τους στόχους και τα πιεστικά προβλήματα. Προβλέπονται εφάπαξ, περιοδικές και συνεχιζόμενες δραστηριότητες. Οι εφάπαξ εκδηλώσεις περιλαμβάνουν, ιδίως, την αγορά εξοπλισμού από μια ξένη εταιρεία. Το τρέχον συμβάν πραγματοποιείται επίσης μία φορά, αλλά διαρκεί περισσότερο. Τα περιοδικά συμβάντα επαναλαμβάνονται σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Αυτό μπορεί να είναι η ανάπτυξη προσωπικού (συνέδρια, σεμινάρια, διαδικτυακά σεμινάρια), ανάπτυξη και υλοποίηση έργων, εταιρικές εκδηλώσεις και πολλά άλλα. Όλα τα γεγονότα πρέπει να είναι λογικά συνεπή μεταξύ τους όσον αφορά τη σκοπιμότητα, το θέμα και το χρονοδιάγραμμα της εκδήλωσης.
Έντυπο ετήσιου σχεδίου
Το ετήσιο σχέδιο καταρτίζεται με τη μορφή γενικού προγράμματος εργασίας ή χρονοδιαγράμματος. Μερικές φορές και οι δύο επιλογές είναι κατάλληλες (για παράδειγμα, εάν οι ερμηνευτές ερμηνεύουν τις δουλειές τους σε διαφορετικούς οργανισμούς). Ας εξετάσουμε αυτά τα είδη των σχεδίων με περισσότερες λεπτομέρειες.
Στο γενικό ετήσιο σχέδιο σημειώνονται ο αύξων αριθμός, το όνομα της εκδήλωσης, οι προθεσμίες, τα αποτελέσματα, τα στελέχη και μια σημείωση. Το κεφάλαιο "Αποτέλεσμα" υποδεικνύει το προϊόν των δραστηριοτήτων των ειδικών: μια διαδικασία ή ένα διάγραμμα μηχανισμού, ένα ολοκληρωμένο έργο, μια έκθεση, μια δέσμη εγγράφων κ.λπ.
| Όχι. | Όνομα συμβάντος | Αποτελέσματα | Προθεσμίες | Εκτελεστές | Σημειώσεις | ||||
| Ξεκινήστε | Τερματισμός | LLC | OJSC | CJSC | |||||
| 1. | Διεθνές συνέδριο | Συλλογή περιλήψεων | 01/15 | 01/17 | Πλήρες όνομα | Πλήρες όνομα | Πλήρες όνομα | Συμμετέχουν σπουδαστές ειδικευμένων πανεπιστημίων | |
| 2. | Παρουσίαση μιας νέας ποικιλίας τυριού | Αναφορά σχετικά με την παρουσίαση μιας νέας ποικιλίας τυριών | 16.02 | 02.17 | Πλήρες όνομα | Πλήρες όνομα | Πλήρες όνομα | Συμμετέχουν τεχνολόγοι επιχειρήσεων | |
| 3. | … | ||||||||
Κατά την κατάρτιση ενός χρονοδιαγράμματος, οι δραστηριότητες υποδεικνύονται για κάθε μήνα. Η διασταύρωση μεταξύ του ονόματος της εκδήλωσης και του μήνα είναι ζωγραφισμένη. Ένα έγγραφο μπορεί να μοιάζει με αυτό:
| Όχι. | Όνομα συμβάντος | Αποτελέσματα | Εκτελεστές | 2014 έτος | Σημειώσεις | ||
| Ιανουάριος | Φεβρουάριος | Μάρτιος | |||||
| 1. | Διεθνές συνέδριο | Συλλογή περιλήψεων |
LLC OJSC CJSC |
||||
| 1.1. | Σύνταξη ενημερωτικού δελτίου | Πληροφοριακή επιστολή | Διευθυντής γραφείου | ||||
| 2. | Παρουσίαση μιας νέας ποικιλίας τυριού | Αναφορά σχετικά με την παρουσίαση μιας νέας ποικιλίας τυριών | |||||
| 2.1. | Προετοιμασία φυλλαδίων | Φυλλάδια | Τμήμα μάρκετινγκ | ||||
Εκτός από το ετήσιο σχέδιο, αναπτύσσονται οι λόγοι για τα μέτρα, τα έντυπα αναφοράς και ελέγχου, καθώς και τα παραρτήματα. Οι εφαρμογές περιλαμβάνουν:
- οικονομικά αρχεία ·
- σχέδιο επικοινωνίας, υποστήριξη άλλων εκδηλώσεων,
- ανάλυση κινδύνου.
Όλα τα παραπάνω σχέδια είναι για ενήλικες. Αλλά με τα παιδιά γίνονται διάφορες εκδηλώσεις. Τα μοτίβα των σχεδίων για τα παιδιά είναι περίπου τα ίδια, αλλά υπάρχουν ορισμένα χαρακτηριστικά.
Πώς να κάνετε ένα σχέδιο δράσης για τα παιδιά
Η εκδήλωση για τους νέους πολίτες διαφέρει από εκείνη των ενηλίκων, κυρίως εκπαιδευτικού και (ή) προσανατολισμού βελτίωσης της υγείας. Υπεύθυνοι διορίζονται καθηγητές, ψυχολόγοι, διασκεδαστές, βιβλιοθηκάριοι, σύμβουλοι σε στρατόπεδα υγείας και άλλοι ειδικοί που εργάζονται με παιδιά. Οι ιδιαιτερότητες της εκδήλωσης εξαρτώνται από την ηλικία των παιδιών και τις καθορισμένες εργασίες. Εξετάστε τα χαρακτηριστικά του σχεδιασμού εκδηλώσεων σε ένα προσχολικό, σχολείο, βιβλιοθήκη και στρατόπεδο αναψυχής.
Προσχολική εκπαίδευση
Οι δραστηριότητες των νηπιαγωγείων αποτελούν μέρος του ετήσιου σχεδίου. Προβλέπεται:
- μαθήματα (θεματικές και ημερομηνίες διακοπών) ·
- αθλητικές διακοπές;
- ημέρες και εβδομάδες υγείας (περιλαμβάνει διάφορες δραστηριότητες).
- συσκέψεις γονέων κ.λπ.
Για καθεμία από αυτές τις δραστηριότητες, καταρτίζεται σχέδιο ή σενάριο, το οποίο εγκρίνεται από τον διευθυντή και συμφωνείται με τον αναπληρωτή του. Αναφέρατε το όνομα της εκδήλωσης, τον σκοπό, τα καθήκοντα, το χρόνο και τον τόπο της εκδήλωσης, τον εξοπλισμό, το απόθεμα, την πορεία της εκδήλωσης (στο σενάριο) και τους υπεύθυνους. Ακολουθεί ένα παράδειγμα σχεδιασμού ενός σχεδίου δράσης για την Ημέρα Υγείας:
|
Επιβεβαιώνω: επικεφαλής της --------------- (Πλήρες όνομα) "____" ______________ 2014 |
|||
|
Συμφωνήθηκε: Αναπληρωτής Προϊστάμενος της OIA ------------------------------ (πλήρες όνομα) "____" ______________ 2014 |
|||
| Σχέδιο δράσης για την Ημέρα Υγείας (ημερομηνία) | |||
| Ώρα και τόπος | Όνομα συμβάντος | Η ομάδα | Υπεύθυνος |
|
8.00 - 8.30 Αθλητικό έδαφος |
Πρωινή γυμναστική | Όλες οι ομάδες | Ομάδα εκπαιδευτών |
|
10.00 -10.30 Αθλητική αίθουσα |
Σταδιοδρομίες ρελέ | Ανώτερη ομάδα | Εκπαιδευτής φυσικής αγωγής, εκπαιδευτικός ομάδας |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 Πισίνα |
Αθλητισμός αναψυχής "Neptune ήρθε σε μας" | Μέση ομάδα | Εκπαιδευτής κολύμβησης, νοσηλευτής, εκπαιδευτής ομάδας |
| Κατά τη διάρκεια της ημέρας | Αναφορά φωτογραφιών από την Ημέρα Υγείας | Όλες οι ομάδες | Δάσκαλοι ομάδων, βοηθοί καθηγητές |
Ανάλογα με τα χαρακτηριστικά της εκδήλωσης, μπορεί να αναφερθούν τα αναμενόμενα αποτελέσματα (μείωση της συχνότητας εμφάνισης των μαθητών, διαμόρφωση ιδεών για έναν υγιεινό τρόπο ζωής στα παιδιά, αύξηση του επιπέδου παιδαγωγικής παιδείας των γονέων κλπ.).
Το σενάριο της εκδήλωσης για παιδιά προσχολικής ηλικίας είναι παιχνίδια, παραστάσεις με παραμύθια, μαγικά τεχνάσματα, αξιοθέατα. Είναι σημαντικό οι διακοπές να είναι ενδιαφέρουσες, διασκεδαστικές, ζωντανές και, κυρίως, χρήσιμες για τα παιδιά.
Σχολείο
Οι δραστηριότητες για τους μαθητές προγραμματίζονται κατά τη διάρκεια του σχολικού έτους και κατά τη διάρκεια των διακοπών. Τα σχέδια δράσης καταρτίζονται από τον επικεφαλής δάσκαλο, καθηγητή τάξης, καθηγητή φυσικής αγωγής, δάσκαλο διοργάνωσης και ψυχολόγο. Τα σχέδια που καταρτίζονται από τους εκπαιδευτικούς ελέγχονται και εγκρίνονται από το διευθυντή. Οι στόχοι και οι στόχοι της εκδήλωσης προβλέπονται, τα αναμενόμενα αποτελέσματα, διορίζονται οι υπεύθυνοι. Κατά τη λήψη σχεδίων, λαμβάνονται υπόψη η ηλικία των παιδιών, τα συμφέροντά τους, τα προβλήματα στην τάξη (ακαδημαϊκή επίδοση, συμπεριφορά, σχέσεις στην ομάδα κλπ.), Καθώς και αντικειμενικοί παράγοντες (εποχή, τύπος οικισμών, ειδικά έδαφος, κλίμα κλπ. αξέχαστες ημερομηνίες. Σύμφωνα με αυτά, διοργανώνονται εκδηλώσεις για τα θέματα των "Ιπποτών και Πριγκίπισων", "Γνωριμία με το Μουσικό Θέατρο", "Διακοπές του Καλοκαιριού", "Αγωνίστηκαν για την Πατρίδα" και άλλοι. Το κυριότερο είναι ότι τα παιδιά πρέπει να ενδιαφέρονται. Οι ίδιοι οι μαθητές συμμετέχουν επίσης στην προετοιμασία και το σχεδιασμό της εκδήλωσης. Πώς να κάνετε ένα σχέδιο δράσης; Το δείγμα παρουσιάζεται στον πίνακα.
|
Εγώ εγκρίνω Διευθυντής αρ. --------------------------- (πλήρες όνομα) |
||||
| Το φθινόπωρο εκπαιδευτικό σχέδιο διακοπών | ||||
| Όχι. | Εκδήλωση | Ημερομηνία | Κατηγορίας | Ώρα |
| 1. | Επίσκεψη στο Θέατρο Μουσικής Κωμωδίας | 10/28/2013 | 11 | 4 μ.μ. |
| 2. | Λειτουργία Θεραπεία Βιβλίου | 10/29/2013 | 5-6 | 12.00 |
| 3. | … | |||
Παιδική βιβλιοθήκη
Το προσωπικό της βιβλιοθήκης διασφαλίζει ότι τα παιδιά διαβάζουν περισσότερα και αγαπούν τα βιβλία. Για το σκοπό αυτό πραγματοποιούνται λογοτεχνικές βραδιές, κουίζ, δημοπρασίες κλπ. Πώς να σχεδιάσετε ένα σχέδιο δράσης στη βιβλιοθήκη; Το έργο αυτό διεξάγεται σε διάφορα στάδια. Επιλέγεται το θέμα της εκδήλωσης, καθορίζεται ο σκοπός και η στόχευσή της σε ηλικία. Σύμφωνα με την ηλικία των συμμετεχόντων, επιλέγονται λογοτεχνικά έργα, συντάσσεται σενάριο.
Οι βιβλιοθηκονόμοι δεν ξεχνούν τη διαφήμιση: αφίσες, φυλλάδια, προσκλήσεις. Ένα σημαντικό σημείο είναι η προετοιμασία του επεξηγηματικού υλικού. Το ίδιο το γεγονός καταγράφεται, αναλύεται και προωθείται στα μέσα ενημέρωσης. Η μορφή του σχεδίου μπορεί να είναι κάτι σαν αυτό:
| Όχι. | Φόρμα συμβάντων | Όνομα συμβάντος | Το κοινό | Ημερομηνία |
| 1. | Σελίδα | Ημέρα του Αγίου Βαλεντίνου | Φοιτητές γυμνασίου | 02/14 |
| 2. | Ερώτηση και Απάντηση το βράδυ | "Ποιος ξέρει περισσότερες ιστορίες;" | Παιδιά και παιδιά πρωτοβάθμιας εκπαίδευσης | 03/18 |
| 3. | … |
