Τα πρακτικά της συνάντησης είναι ένα έγγραφο που αντικατοπτρίζει όλες τις σημαντικές αποφάσεις αυτού του γεγονότος. Η εσφαλμένη σύνταξη, τόσο ως προς το νόημα όσο και ως προς τον σχεδιασμό, μπορεί να προκαλέσει αμφισβήτηση από τους συμμετέχοντες στη συνεδρίαση. Επιπλέον, υπάρχει ο πιθανός κίνδυνος να ληφθούν λανθασμένες αποφάσεις διαχείρισης εάν τα πρακτικά της συνεδρίασης παραγωγής περιέχουν παραπλανητικές πληροφορίες. Η σωστή διάταξη θα βοηθήσει σε μια σειρά απλών συστάσεων.
Το κείμενο αυτού του εγγράφου περιέχει συνήθως δύο μέρη: εισαγωγικό και κύριο. Τα πρακτικά της συνάντησης (το πρώτο εξάμηνο) περιλαμβάνουν περιγραφή των κύριων παραμέτρων του συμβάντος: θέση, πλήρες όνομα τους συμμετέχοντες, τον πρόεδρο και τον γραμματέα. Όταν κάποιος από τους παρόντες έχει ειδικό καθεστώς (προσκεκλημένος, εμπειρογνώμονας, παρατηρητής κ.λπ.), αυτό σημειώνεται επίσης στο έγγραφο. Εάν η συνάντηση παρευρέθηκε από πολλούς ανθρώπους, τα πρακτικά της συνάντησης ενδέχεται να περιέχουν δεδομένα σχετικά με αυτά σε ξεχωριστό φύλλο, το οποίο αποτελεί αναπόσπαστη εφαρμογή του εγγράφου. Η εισαγωγική ενότητα ολοκληρώνεται με μια ατζέντα που περιέχει μια λίστα με τα θέματα που αντιμετωπίζονται. Είναι επιθυμητό να τα διευθετήσετε στη σπουδαιότητά τους, ωστόσο, μπορεί να υπάρχουν και άλλοι παράγοντες που επηρεάζουν τον τόπο στον κατάλογο των ερωτήσεων. Για παράδειγμα, η δομή της ημερήσιας διάταξης μπορεί να εξαρτάται από τη λογική σχέση ενός μέρους των θεμάτων της ή την απασχόληση των ατόμων που συμμετέχουν στην εκδήλωση. Το ίδιο το έγγραφο εκτελείται στο επιστολόχαρτο της οργάνωσης (η μονάδα του), πρέπει να αναφέρεται όταν έγινε η συνάντηση.
Τα πρακτικά της συνάντησης στο κύριο μέρος πρέπει να αντιστοιχούν στο εισαγωγικό. Συγκεκριμένα, τα στοιχεία του πρέπει να ακολουθούν την ίδια σειρά με την ημερήσια διάταξη. Ο αλγόριθμος για την κατασκευή ενός κειμένου που συλλαμβάνει πληροφορίες για κάθε στοιχείο της ημερήσιας διάταξης έχει ως εξής: "άκουσε", "μίλησε", "αποφάσισε". Ο κύριος κανόνας σε αυτό το μέρος του πρωτοκόλλου είναι ότι δεν πρέπει να μετατραπεί σε είδος μεταγραφής.
Συγκεκριμένα, το υποστοιχείο "ακούει" περιγράφει ποιος ήταν ο κύριος ομιλητής στο θέμα, αυτό που πρότεινε ως αποτέλεσμα της ομιλίας του. Για τους ομιλητές, οι συμμετέχοντες αναφέρουν επίσης ποιος είπε τι πρότειναν. Η απόφαση καθορίζει την τελική θέση της πλειοψηφίας των συμμετεχόντων στη συνεδρίαση. Εάν εγκριθεί με ψηφοφορία, θα πρέπει να αναφερθεί πόσοι άνθρωποι ήταν γι 'αυτό, πόσοι ήταν εναντίον του, καθώς και ο αριθμός των αποχών. Ανάλογα με τη σημασία των ζητημάτων που συζητήθηκαν, μπορούν να αναγραφούν πλήρη ονόματα. άτομα που έχουν πάρει αυτή τη θέση.
Το πρωτόκολλο της συνάντησης συντάσσεται από τον γραμματέα, το ίδιο το έγγραφο υπογράφεται από το εκτελεστικό και τον πρόεδρο της συνεδρίασης. Η πηγή πληροφοριών για την σύνταξη είναι χειρόγραφα σχέδια, σημειώσεις που γίνονται με τη χρήση καταγραφέα φωνής, μεταγραφές. Εάν η επίλυση των ζητημάτων που εντοπίστηκαν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης απαιτεί την εξουσιοδότηση ανώτερου υπαλλήλου που δεν συμμετείχε στη συνεδρίαση, μπορεί να δοθεί πρόσθετη έγκριση για αποφάσεις του εν λόγω επικεφαλής. Το υπογεγραμμένο και καταχωρημένο πρωτόκολλο μπορεί να αποστέλλεται τόσο ως ενιαίο έγγραφο όσο και ως αποσπάσματα για τους υπαλλήλους, στα οποία εφαρμόζεται μόνο ένα μέρος των ερωτήσεων.
