Είτε θέλετε είτε όχι, δεν είναι δυνατή καμία δραστηριότητα χωρίς αιτήσεις βοήθειας και βοήθειας. Όταν εργάζεστε σε μια μικρή ή μεγάλη επιχείρηση, σίγουρα θα αλληλεπιδράσετε με πολλούς διευθυντές και υπαλλήλους άλλων οργανισμών, τους συναδέλφους ή τους εργοδότες, τους συνεργάτες και τους πελάτες σας. Ταυτόχρονα, διεξάγετε επιχειρηματική και προσωπική αλληλογραφία, χρησιμοποιώντας συχνά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Φυσικά, μια επιστολή αίτησης γράφεται μόνο όταν υπάρχει ένας καλός λόγος για αυτό: χρειάζεστε πληροφορίες, έγγραφα, υλική βοήθεια, οποιαδήποτε ενέργεια. Συνεπώς, το κείμενό του πρέπει να είναι κατάλληλο. Είναι υποχρεωμένος να μεταφέρει σαφώς την ουσία του προβλήματος και πώς να το λύσει, μια επιθυμία ή απαίτηση. Είναι απαράδεκτο να ρίχνετε συναισθήματα σε τέτοιες επιστολές, θα πρέπει να συγκρατούνται, ακόμη και αν το πρόσωπο που βρίσκεται πιο κοντά σε σας το διαβάσει, για να μην αναφέρω την επιχειρηματική αλληλογραφία. Είναι γελοίο, αλλά οι περισσότεροι ανταποκριτές που δεν μελετούσαν τους κανόνες της εθιμοτυπίας κάποτε κάνουν το λάθος και γράφουν στα κείμενα: "Εξωφρενικό! Απαιτούμε! Αυστηρά! " Επομένως, συχνά μια τέτοια υπερπαραγωγική επιστολή αίτησης δεν λαμβάνει την αναμενόμενη αντίδραση, αλλά απλώς αγνοείται από το άτομο που την έλαβε.
Για να μην συμβεί αυτό, πριν ξεκινήσετε να γράφετε, ρωτήστε τα βασικά ερωτήματα: "Γιατί πρέπει να το κάνετε αυτό;", "Ποιο αποτέλεσμα πρέπει να πάρετε;" Μετά από αυτό, θα είναι ευκολότερο να διατυπώσετε την κύρια φράση, για παράδειγμα: "Σας ζητώ να χρηματοδοτήσετε το έργο …", "Βασίζομαι στη συμμετοχή σας …" Μια επιστολή αίτησης μπορεί να περιέχει μερικές αιτήσεις ή προτάσεις ταυτόχρονα, στη συνέχεια οι αντίστοιχες λέξεις όπως: "Μαζί με ελπίζουμε … ", " Μαζί με αυτό … ", " Ταυτόχρονα, ζητάμε βοήθεια σε … ".
Σε καμία περίπτωση δεν μπορείτε να αγνοήσετε τους κανόνες της στοιχειώδους ευγένειας, επομένως, ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για προσωπική ή επαγγελματική επιστολή, το αίτημα πρέπει να δηλωθεί σωστά. Και δεν έχει σημασία πόσο σας αρέσει ή δεν σας αρέσει ο παραλήπτης, θυμηθείτε ότι αυτό που γράφετε με ένα στυλό (στο πληκτρολόγιο) δεν μπορεί να κοπεί με ένα τσεκούρι. Επιπλέον, κάθε μήνυμα μπορεί να διαβαστεί όχι μόνο από τον παραλήπτη, αλλά και από τους συναδέλφους του, τους συγγενείς, τους φίλους του. Γιατί βάζετε τον εαυτό σας και τους άλλους σε μια δύσκολη θέση;
Στους κανόνες καλής μορφής, καθώς και στους κανόνες της επιχειρηματικής αλληλογραφίας, είναι πολύ σημαντικό να μπορούμε να χαιρετίσουμε τον συνομιλητή. Ακόμη και αν εργάζεστε ως πωλητής σε ένα περίπτερο, είναι απαράδεκτο να αφήσετε κάποιον χωρίς αυτό το σημαντικό στοιχείο του ξενώνα, ειδικά αν απευθυνθείτε σε κάποιον για βοήθεια. Ως εκ τούτου, κάθε επιστολή αίτησης θα πρέπει να ξεκινά με ένα συνοπτικό και σεβασμό χαιρετισμό και να τελειώνει με μια ευχή για καλό και ένα ευγενικό αντίο, μετά την ανάγνωση, ο παραλήπτης, ακόμα και αν δεν σας γνωρίζει προσωπικά, θα καταλάβει ότι δεν ασχολείται με ένα υστερικό πρόσωπο, αλλά με ένα πρόσωπο που ελέγχει τον εαυτό του.
Ας φανταστούμε για λίγο πώς πρέπει να φαίνεται δομητικά η επιστολή της αίτησης; Παράδειγμα: ένα χαιρετισμό, μια σύντομη περιγραφή της κατάστασης, η ουσία της ερώτησης και της αναφοράς, μια έκφραση ελπίδας για βοήθεια, ένα ευγενικό αποχαιρετισμό.
Στη ζωή μας, κάθε μέρα, μέσα από τις ενέργειες και τις πράξεις σας, δημιουργείτε οικειοθελώς ή ακούσια μια φήμη για τον εαυτό σας. Τα γράμματα που γράφετε είναι ένα πολύ σημαντικό στοιχείο αυτής της διαδικασίας ζωής.
