Είναι αδύνατο να φανταστεί κανείς ένα σύγχρονο γραφείο μιας εταιρείας χωρίς μίνι τηλεφωνικό κέντρο. Εξάλλου, αυτή η συσκευή είναι υπεύθυνη για την οργάνωση εσωτερικών επικοινωνιών υψηλής ποιότητας και την ορθολογική χρήση των τηλεφωνικών γραμμών της πόλης. Σήμερα, ο αγώνας μεταξύ υπαλλήλων γραφείου για το δικαίωμα κλήσης από τον μόνο διαθέσιμο αριθμό είναι ένα πράγμα του παρελθόντος. Σήμερα, το πρόβλημα αυτό επιλύεται χρησιμοποιώντας εξωτερικές και εσωτερικές γραμμές. Ο αριθμός των σταθερών τηλεφωνικών αριθμών δεν χρειάζεται να αυξηθεί. Πώς να επιλέξετε ένα PBX για το γραφείο και πώς να το εγκαταστήσετε; Θα βρείτε απαντήσεις σε αυτές και άλλες ερωτήσεις σε αυτό το άρθρο.
Τι είναι το PBX;
Το Office PBX είναι ένα μικρό αυτόματο τηλεφωνικό κέντρο. Έχει σχεδιαστεί για να εξυπηρετεί έναν μικρό αριθμό αριθμών πόλεων. Με μια τέτοια συσκευή, η εταιρεία μπορεί να αντέξει οικονομικά να μην διαθέσει ξεχωριστή γραμμή για κάθε αριθμό που χρησιμοποιείται. Αυτό οδηγεί σε χαμηλότερο κόστος κλήσεων.
Το PBX συγκεντρώνει το φορτίο στη γραμμή. Λόγω του γεγονότος ότι κάθε μία από αυτές χρησιμοποιείται πιο έντονα, η εταιρεία μπορεί να αρνηθεί μέρος των σταθερών αριθμών ή να διασφαλίσει την κανονική λειτουργία της επιχείρησης με το υπάρχον έλλειμμα.
Η αρχή της λειτουργίας των μίνι αυτόματων τηλεφωνικών κέντρων για ένα γραφείο είναι παρόμοια με τη λειτουργία των πολυκαναλικών σταθμών στους οποίους λειτουργούν οι τηλεφωνικοί φορείς επικοινωνίας. Η διαφορά είναι μόνο στον αριθμό των δωματίων που εξυπηρετούνται. Για μια εγκατάσταση γραφείου, ο αριθμός αυτός είναι πολύ μικρότερος. Επίσης, το mini-ATS χαρακτηρίζεται από μια κατανομή σε εσωτερικές και εξωτερικές γραμμές.
Πώς να επιλέξετε ένα PBX για το γραφείο; Διαβάστε περισσότερα σχετικά με αυτό παρακάτω.
Πώς να επιλέξετε ένα PBX γραφείου;
Για να κάνετε τη σωστή επιλογή κατά την αγορά ενός PBX, πρέπει να αποφασίσετε για τα δεδομένα εισόδου και να υποδείξετε τα επιθυμητά κριτήρια.
Η είσοδος αναφέρεται στον αριθμό των διαθέσιμων σταθερών γραμμών και στον επιθυμητό αριθμό επεκτάσεων εργασίας. Η τυπική κατανομή είναι αυτή: κάθε γραμμή πόλης αντιστοιχεί σε 3-4 οικιακές. Σε κάθε περίπτωση, κατά τον καθορισμό του αριθμού των εξυπηρετούμενων δωματίων, συνιστάται να συμβουλευτείτε έναν ειδικό για την εγκατάσταση ενός PBX για το γραφείο. Η μικρότερη χωρητικότητα μιας τέτοιας συσκευής είναι 3 σταθερές γραμμές και 8 εσωτερικοί συνδρομητές.
Είναι απαραίτητο να διευκρινιστεί εάν μετά την εγκατάσταση του PBX γραφείου θα παραμείνουν ελεύθερα εξωτερικά και εσωτερικά κανάλια. Ένα τέτοιο απόθεμα δεν πρέπει να είναι μεγάλο, αλλά με την πλήρη απουσία του στο εγγύς μέλλον, μπορεί να προκύψουν ορισμένα προβλήματα. Δεν πρέπει να ξεχνάμε τις εσωτερικές γραμμές φαξ και μόντεμ.
Θα πρέπει επίσης να αποφασίσετε για τον κατασκευαστή. Οι πιο δημοφιλείς εταιρείες που παράγουν PBX για το γραφείο είναι η Panasonic και η LG.
Υπάρχουν ορισμένα σημαντικά ζητήματα που πρέπει απλώς να συζητήσετε με έναν ειδικευμένο σύνδεσμο PBX:
- την παρουσία ενσωματωμένου προσαρμογέα για τη σύνδεση μπαταριών αδιάλειπτης ισχύος.
- την ανάγκη για έναν συνδετήρα για έναν υπολογιστή που διεξάγει πρωτόκολλα διαπραγματεύσεων ·
- τη δυνατότητα να ορίσετε ομοιόμορφα τον τρόπο κατανομής φορτίου σε κάθε μια από τις γραμμές της πόλης.
Τώρα ξέρετε πώς να επιλέξετε ένα PBX για το γραφείο. Ήρθε η ώρα να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις κύριες λειτουργίες αυτής της συσκευής.
Οι κύριες λειτουργίες που είναι εξοπλισμένες με ένα PBX
Το Office PBX έχει τις ακόλουθες κύριες λειτουργίες:
- Προώθηση κλήσεων Αυτή η λειτουργία είναι η πιο δημοφιλής, ανεξάρτητα από τον τύπο δραστηριότητας της επιχείρησης. Σας επιτρέπει να ανακατευθύνετε μια εισερχόμενη κλήση σε ένα φαξ ή έναν συγκεκριμένο υπάλληλο της εταιρείας. Για να το κάνετε αυτό, απλώς καλέστε τον κατάλληλο αριθμό επέκτασης στο τηλέφωνο συστήματος και κλείστε το τηλέφωνο. Το εξωτερικό μέρος θα ακούσει τη μελωδία μέχρι να δημιουργηθεί νέα σύνδεση. Αν κάποιος συγκεκριμένος υπάλληλος δεν είναι στη θέση του ή η γραμμή του είναι απασχολημένη, η εξωτερική κλήση θα επιστραφεί στο τηλεφωνικό σύστημα.
- "Παρακράτηση" μιας κλήσης. Αυτή η λειτουργία είναι απαραίτητη σε περίπτωση που κάποιος από τους υπαλλήλους πήγε σε άλλη επιφάνεια εργασίας και εκείνη τη στιγμή χτύπησε το τηλέφωνό του. Το PBX για το γραφείο επιτρέπει σε αυτόν τον υπάλληλο να λάβει την κλήση ακόμα και όταν μετακινείται γύρω από την περίμετρο. Για το σκοπό αυτό, ο εργαζόμενος θα πρέπει να καλέσει έναν ορισμένο αριθμό αριθμών σε οποιαδήποτε από τις συσκευές.
- Λάβετε μια κλήση κατά τη διάρκεια μιας κλήσης. Αν κατά τη διάρκεια μιας κλήσης φτάσει μια παράλληλη κλήση, ακούγεται ένα συγκεκριμένο σήμα στο ακουστικό. Πληκτρολογώντας έναν απλό κωδικό, μπορείτε να απαντήσετε σε αυτήν την κλήση.
- Διαταγή σύνδεσης. Σε περίπτωση ανεπιτυχών προσπαθειών για την επίτευξη σταθερού αριθμού σταθερού τηλεφώνου, πρέπει να καλέσετε έναν ειδικό κωδικό. Το PBX θα σας ειδοποιήσει ότι η απαιτούμενη γραμμή έχει απελευθερωθεί και η σύνδεση θα πραγματοποιηθεί αυτόματα.
- "Ακολουθήστε με." Αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει να κάνετε ανακατεύθυνση σε οποιονδήποτε από τους εσωτερικούς αριθμούς στην περίμετρο του γραφείου. Έτσι, ο εργαζόμενος μπορεί να μην βρίσκεται στο χώρο εργασίας, αλλά όλες οι εισερχόμενες κλήσεις του θα γίνονται δεκτές από αυτόν.
- Τηλεφωνική συνδιάσκεψη. Αυτή η λειτουργία σας επιτρέπει να συνδέσετε έναν ή περισσότερους επιπλέον συμμετέχοντες σε μια τηλεφωνική συνομιλία. Οι συμμετέχοντες στο συνέδριο μπορούν να είναι εσωτερικοί και εξωτερικοί συνδρομητές.
- Σύνδεση με τη συνομιλία. Χάρη σε αυτή τη λειτουργία, ο διαχειριστής μπορεί ανά πάσα στιγμή να συνδεθεί με οποιονδήποτε από τους υφισταμένους του, ακόμα και αν μια τηλεφωνική συνομιλία διεξάγεται αυτή τη στιγμή. Μόνο ένας συνδρομητής με ένα κατάλληλο επίπεδο προτεραιότητας μπορεί να συνδεθεί στη συνομιλία. Αυτή η διαδικασία συνοδεύεται από ένα ηχητικό σήμα. Τα αντίστοιχα επίπεδα προτεραιότητας καθορίζονται κατά την εγκατάσταση και τη διαμόρφωση του PBX.
Πρόσθετα χαρακτηριστικά του PBX
Εκτός από τις βασικές λειτουργίες που διαθέτουν τα γραφεία PBX από προεπιλογή, υπάρχουν ορισμένες πρόσθετες λειτουργίες που είναι χρήσιμες σε μια συγκεκριμένη περίπτωση. Ορισμένα από αυτά περιγράφονται παρακάτω.
Εάν ο ρεσεψιονίστ είναι απασχολημένος στο τηλεφωνικό σύστημα του συστήματος, μια εισερχόμενη κλήση μπορεί να τεθεί σε ουρά. Ο εξωτερικός συνδρομητής δεν θα ακούσει ένα μπιπ, αλλά ένα φωνητικό μήνυμα που μπορείτε να δημιουργήσετε. Αυτό μπορεί να είναι είτε διαφημιστικό μήνυμα είτε απλό αίτημα να παραμείνετε στη γραμμή.
Μια άλλη επιλογή για να ανακουφίσει λίγο το γραμματέα είναι να δώσει το δικαίωμα σε εξωτερικούς συνδρομητές να καλέσουν τον απαραίτητο εσωτερικό αριθμό ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου της εταιρείας από μόνος του.
Η δυνατότητα χρήσης επεξεργαστών ομιλίας σάς επιτρέπει να εξοπλίζετε κάθε επέκταση με αυτόματο τηλεφωνητή. Επιπλέον, ο αυτόματος τηλεφωνητής επιτρέπει τη διεκπεραίωση εισερχόμενων κλήσεων χωρίς τη συμμετοχή φορέων εκμετάλλευσης.
Προκειμένου να καθοριστεί ποιος από τους υπαλλήλους που πραγματοποίησαν υπεραστικές ή διεθνείς κλήσεις, είναι δυνατόν να εκδοθεί ένας προσωπικός κωδικός σε κάθε έναν από τους υπαλλήλους, με τον οποίο ένα άτομο θα μπορεί να χρησιμοποιεί επικοινωνία μεγάλων αποστάσεων. Εάν ο υπάλληλος δεν έχει ένα ειδικό σύνολο αριθμών, τότε δεν θα είναι σε θέση να καλέσει τη γραμμή διοδίων.
Παρακάτω θα περιγραφούν τόσο τα τυποποιημένα όσο και τα σύγχρονα είδη γραφείων PBX.
Αναλογικό PBX
Τα αναλογικά PBX μπορούν να χρησιμοποιηθούν όταν ο αριθμός των εσωτερικών συνδρομητών δεν υπερβαίνει τις πενήντα και οι υψηλές απαιτήσεις δεν επιβάλλονται στη λειτουργικότητα του τηλεφωνικού δικτύου.
Αυτός ο εξοπλισμός μετατρέπει την ομιλία σε παλμικό ή συνεχές ηλεκτρικό σήμα του οποίου το πλάτος ποικίλλει. Μέχρι σήμερα, τα αναλογικά μίνι PBX μπορούν να εξυπηρετήσουν μέχρι και 46 θύρες.
Το κύριο πλεονέκτημα αυτού του εξοπλισμού είναι το χαμηλότερο κόστος σε σύγκριση με το ψηφιακό με τους ίδιους δείκτες χωρητικότητας. Το μειονέκτημα των αναλογικών PBX είναι ένας μικρός αριθμός λειτουργιών εξυπηρέτησης.
Ψηφιακό τηλεφωνικό κέντρο
Τα ψηφιακά PBX μπορούν να εξυπηρετήσουν περισσότερες από 50 θύρες. Αυτός ο εξοπλισμός μετατρέπει την ομιλία σε δυαδικά παλμικά ρεύματα χρησιμοποιώντας μια τεχνική διαμόρφωσης παλμικού κώδικα.
Τα ψηφιακά PBX έχουν υψηλότερο κόστος σε σχέση με τα αναλογικά. Αλλά χάρη σε αυτό, μια τέτοια συσκευή διαθέτει μεγάλο αριθμό λειτουργιών σέρβις. Επίσης, αυτά τα PBX είναι πολύ πιο εύκολο να εγκατασταθούν στα γραφεία.
Ασύρματο PBX
Τα ασύρματα PBX για το γραφείο παρέχουν κινητικότητα για τους υπαλλήλους και δεν απαιτούν καλωδίωση. Όταν χρησιμοποιείτε μια τέτοια συσκευή, οι εργαζόμενοι έχουν ασύρματα τηλέφωνα με τα οποία μπορούν να κινούνται σε ολόκληρη την περίμετρο.
Σε αντίθεση με την κυψελοειδή, το ασύρματο είναι δωρεάν. Η χωρητικότητα τέτοιων μίνι αυτόματων τηλεφωνικών κέντρων μπορεί να αυξηθεί χωρίς προβλήματα. Η λειτουργία αυτής της σύνδεσης δεν απαιτεί άδειες.
Σε αντίθεση με τα ενσύρματα τηλέφωνα, τα ραδιόφωνα προστατεύονται από την ακρόαση και τη μυστική σύνδεση. Η ποιότητα ήχου κατά τη χρήση ασύρματου τηλεφωνικού κέντρου χαρακτηρίζεται ως υψηλή.
Virtual PBX
Το εικονικό PBX για το γραφείο είναι προϊόν της τελευταίας τεχνολογίας. Βρίσκεται στο διακομιστή του διαχειριστή του Διαδικτύου, δεν απαιτεί την αγορά πρόσθετου εξοπλισμού και λειτουργεί με βάση το διαθέσιμο δίκτυο στο γραφείο.
Κατά τη χρήση αυτού του εξοπλισμού, το κόστος επικοινωνίας μειώνεται στο ελάχιστο. Εάν είναι απαραίτητο, η επέκταση της χωρητικότητας αυτού του PBX πραγματοποιείται πολύ γρήγορα.
Εάν το γραφείο έχει αλλάξει θέση, τότε δεν χρειάζεται να αλλάξετε τους διαθέσιμους αριθμούς τηλεφώνου. Επίσης, δεν χρειάζεται να καλέσετε ειδικούς για να εγκαταστήσετε και να συνδέσετε ένα τέτοιο PBX - όλος ο έλεγχος πραγματοποιείται μέσω του Διαδικτύου.
PBX χρησιμοποιώντας GSM
Το μίνι PBX GSM για το γραφείο έχει σχεδιαστεί για να οργανώνει τηλεφωνικές επικοινωνίες σε εκείνους τους χώρους όπου δεν υπάρχει δυνατότητα τακτικής γραμμής, αλλά υπάρχει σήμα από έναν φορέα εκμετάλλευσης κινητής τηλεφωνίας.
Η πύλη GSM συμβάλλει στην αύξηση του αριθμού των εξωτερικών γραμμών, ενώ παρέχει μειωμένο κόστος γραφείου για κινητές επικοινωνίες. Η εγκατάσταση είναι δυνατή σε οποιοδήποτε κτίριο, πόλη ή χώρα όπου θα είναι διαθέσιμο το δίκτυό σας IP. Ένα μίνι PBX για ένα γραφείο που χρησιμοποιεί τέτοιου είδους εξοπλισμό παρέχει τη δυνατότητα να πραγματοποιείτε όσο το δυνατόν περισσότερες κλήσεις μέσω κινητού τηλεφώνου χρησιμοποιώντας ένα διαδίκτυο ή εταιρικό επιτόκιο όταν είναι κάτω από το κανονικό κόστος των κλήσεων.
Εγκατάσταση PBX γραφείου
Η εγκατάσταση του PBX για το γραφείο περιλαμβάνει σχεδιασμό και διαμόρφωση. Ακούγοντας τη γνώμη ενός ειδικού για τη σύνδεση αυτού του εξοπλισμού, θα πρέπει να καθορίσετε τις πιο σχετικές επιλογές για εσάς και την απαραίτητη χωρητικότητα του τηλεφωνικού κέντρου.
Το επόμενο στάδιο εγκατάστασης είναι η εγκατάσταση του εξοπλισμού. Συνήθως βρίσκεται μέσα σε ένα ειδικό ερμάριο. Μετά τη σύνδεση των εξωτερικών και εσωτερικών θυρών, όλα τα καλώδια διασταυρώνονται και επισημαίνονται και διεξάγεται η διαδικασία της αρχικής δοκιμής του συστήματος.
Το επόμενο βήμα είναι ο προγραμματισμός και η διαμόρφωση του PBX. Αυτή η διαδικασία είναι καθαρά ατομική για έναν συγκεκριμένο πελάτη, επειδή οι επιθυμίες και οι απαιτήσεις του καθενός είναι διαφορετικές.
Εάν τα γραφεία της εταιρείας βρίσκονται σε διάφορα κτίρια, τότε κάθε ένας από αυτούς πρέπει να δημιουργήσει το δικό του PBX, το οποίο θα αλληλεπιδράσει μεταξύ τους χρησιμοποιώντας έναν ψηφιακό ή αναλογικό κορμό. Συνήθως χρησιμοποιείται ένα τηλεφωνικό σύστημα, το οποίο εγκαθίσταται με τον γραμματέα. Οι υπόλοιποι υπάλληλοι θα πρέπει να διαθέτουν συμβατικές συσκευές. Αν είναι απαραίτητο να παρέχετε σε όλους τους υπαλλήλους τηλεφωνικά συστήματα, θα χρειαστεί να αγοράσετε πρόσθετες κάρτες συστήματος για PBX, πράγμα που συνεπάγεται επιπλέον κόστος.
