Η δραστηριότητα του έργου σας επιτρέπει να χειρίζεστε πιο αποτελεσματικά τον λόγο των διαθέσιμων πόρων, του χρόνου και της ποιότητας του τελικού προϊόντος. Με τη βοήθεια κατάλληλου σχεδιασμού, μπορείτε να εφαρμόσετε έγκαιρα τις διορθωτικές επιρροές διαχείρισης ανά πάσα στιγμή σε κάθε στάδιο του κύκλου ζωής του έργου. Με τη χρήση της κατάλληλης μεθοδολογίας καθίσταται δυνατός ο εκ των προτέρων υπολογισμός του συνολικού κόστους κατασκευής της τεχνικής τεκμηρίωσης, της μέσης διάρκειας εφαρμογής, προκειμένου να προσδιοριστούν οι υπεύθυνοι σε κάθε στάδιο (δομή OBS, matrix RAM). Είναι σημαντικό να προγραμματίσετε την πλήρη λίστα των εργασιών σωστά (δημιουργία βάσης WBS του έργου) και την ακολουθία της εφαρμογής τους (απεικονίζουν το δίκτυο PDM). Μια αλυσίδα καθηκόντων θα πρέπει να προσδιορίζεται εκ των προτέρων, η πορεία της οποίας πρέπει να παρακολουθείται στενότερα. Δεδομένου ότι δεν διαθέτουν αποθεματικό, η συνολική διάρκεια εφαρμογής τους καθορίζει τη συνολική διάρκεια του έργου (χρησιμοποιώντας τη μέθοδο κρίσιμης διαδρομής).
Μια σημαντική απλούστευση της διαχείρισης διευκολύνεται από ένα εργαλείο όπως ένας πίνακας ευθύνης (ή ένα γράφημα γραμμών). Είναι χτισμένο με βάση μια προηγουμένως ανεπτυγμένη δομή WBS (ιεραρχική βάση για το έργο που εκτελείται) και OBS-δομή (οργανωτική σχεδίαση για εκτελεστές). Χρησιμοποιείται για να καθοδηγήσει τις δράσεις εισάγοντας την Αρχή ευθύνης.
Είναι απαραίτητο να προσωποποιήσετε κάθε ένα από τα καθήκοντα που περιλαμβάνονται στο πρόγραμμα από τους κατάλληλους ειδικούς. Δημιουργείται πίνακας ευθύνης για το έργο - πρόκειται για χαρτογράφηση σχεδιαζόμενων σχέσεων (συνήθως, γραφικών). Παρουσιάζεται με τη μορφή πίνακα που βασίζεται στη βάση των αναλογιών των δομών WBS και OBS. Στη συνέχεια, η πρώτη απεικονίζεται ως οι κάθετες σειρές της μήτρας και οι δεύτερες - οριζόντιες στήλες. Για κάθε στοιχείο WBS, καθορίζεται ένας εργαζόμενος που θα συντονίσει την εφαρμογή του. Στη διασταύρωση των δύο συστατικών τοποθετήστε το αντίστοιχο σημείο.
Ο πίνακας ευθύνης, αν έχει συνταχθεί σωστά, θα πρέπει να δώσει μια ιδέα για το ποιος διαχειρίζεται την υλοποίηση κάθε συνδέσμου στην ιεραρχική δομή ενός κατώτερου επιπέδου. Μόνο ένα άτομο μπορεί να είναι υπεύθυνο για την εκτέλεση οποιουδήποτε από τα στοιχεία του WBS. Αλλά η πρόοδος πολλών συστατικών της εργασίας μπορεί να ελέγχεται από ένα μόνο άτομο.
RAM - αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο ορίζεται ο πίνακας ανάθεσης ευθύνης - η κατανομή των αναφορών και των ευθυνών με τη μορφή πίνακα. Για ένα καλά οργανωμένο πρόγραμμα, πρέπει να ακολουθείται ο κανόνας έτσι ώστε η εκπλήρωση οποιουδήποτε στόχου να ελέγχεται από ένα συγκεκριμένο όργανο διοίκησης. Για παράδειγμα, ο υπεύθυνος του έργου - η αποστολή (όλες οι εργασίες), υπεύθυνοι εκτελεστές - μεμονωμένα στοιχεία κ.λπ. Στην πραγματικότητα, το δέντρο στόχος κατασκευάζεται με αυτόν τον τρόπο. Θα πρέπει να αντιστοιχεί στη σειρά της υποδιαίρεσης της δομής στην οποία έχει ανατεθεί η υλοποίηση της ιδέας. Οι λειτουργικές ευθύνες όλων των ατόμων που εμπλέκονται στη σχεδιαζόμενη εργασία καθορίζονται από τον πίνακα ευθυνών. Χρησιμεύει για να υλοποιήσει το σύνολο των καθηκόντων και για την εκτέλεση τους, οι άνθρωποι αναφέρουν προσωπικά.
Το ειδικό λογισμικό διευκολύνει την προετοιμασία των έργων. Με τη βοήθειά του, τις δομές WBS και OBS, οι καταστάσεις της εργασίας με την οργάνωση από τις φάσεις και τον έλεγχο μπορούν να συνταχθούν πολύ πιο γρήγορα. Παρέχεται ο ίδιος πίνακας ευθύνης RAM, αλλά σε πιο λεπτομερή μορφή. Έτσι, χωρίς αδικαιολόγητη προσπάθεια, είναι δυνατή η απόκτηση των απαραίτητων πινάκων στα αντίστοιχα πακέτα λογισμικού. Και, επίσης, εάν είναι απαραίτητο, αλλάξτε γρήγορα όλα τα δεδομένα του έργου, ενώ λαμβάνετε την ενημερωμένη εμφάνιση γραφικών.
