Η επικοινωνία είναι μια από τις βασικές ανάγκες ενός ατόμου, μαζί με τον ύπνο και τα τρόφιμα. Οι σύγχρονοι άνθρωποι έχουν διάφορους προσβάσιμους και αποτελεσματικούς τρόπους να συζητούν με φίλους και συγγενείς, συναδέλφους και επιχειρηματικούς εταίρους. Αυτά περιλαμβάνουν ζωντανή συνομιλία, κινητά και το Διαδίκτυο.
Οι τελευταίες δύο μέθοδοι εμφανίστηκαν σχετικά πρόσφατα. Για πολύ καιρό ήταν δυνατή η επικοινωνία από απόσταση μόνο με τη βοήθεια μηνυμάτων. Έχουν γραφτεί με το χέρι και αποστέλλονται ταχυδρομικώς. Αυτός ο τύπος επικοινωνίας έχει επιζήσει σήμερα. Ωστόσο, οι χειρόγραφες επιστολές αντικαταστάθηκαν από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Δίνουμε έναν ορισμό
Η λέξη "γράμμα" έχει πολλές έννοιες.
Πρώτον, πρόκειται για ένα σύστημα γραπτών σημείων, το οποίο είναι απαραίτητο για τον καθορισμό της προφορικής ομιλίας.
Παράδειγμα: Οι επιστήμονες έχουν αποκρυπτογραφήσει το αρχαίο σενάριο των Μάγια.
Δεύτερον, αυτή είναι η εμφάνιση ενημερωτικού κειμένου που είναι τυπωμένο σε χαρτί.
Παράδειγμα: Οι μαθητές ζήτησαν από τον δάσκαλό τους να συμπληρώσουν μια επιστολή σύμφωνα με τα ρωσικά πρότυπα.
Τρίτον, χειρόγραφο ή ηλεκτρονικό κείμενο που περιέχει πληροφορίες που προορίζονται για τον παραλήπτη.
Παράδειγμα: Μια επιστολή από το σπίτι με σημαντικές ειδήσεις από τον πατέρα μου έλαβε μια εβδομάδα μετά την αποστολή.
Πώς να ολοκληρώσετε την επιστολή και πώς να την ξεκινήσετε; Όλοι οι άνθρωποι θέτουν αυτά τα ερωτήματα, ανεξάρτητα από το μήνυμα που συνθέτουν: ηλεκτρονικά ή χειρόγραφα. Σε αυτό το άρθρο πρέπει να απαντήσουμε στην πρώτη από αυτές.
Τύποι γραμμάτων
Πριν μιλήσουμε για το πώς να τελειώσουμε καλύτερα την επιστολή, αξίζει να καταλάβουμε τους τύπους της. Ο γενικός τόνος και οι χρησιμοποιούμενες εκφράσεις εξαρτώνται από αυτό. Έτσι, τα μηνύματα μπορούν να είναι:
- επιχειρήσεις ·
- προσωπικά
- συγχαρητήρια.
Μια επιχειρησιακή επιστολή ονομάζεται συνήθως ένα είδος τεκμηρίωσης που χρησιμεύει ως μέσο ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ διαφόρων οργανισμών και ιδρυμάτων. Μπορεί επίσης να ονομαστεί "επίσημη αλληλογραφία". Ορισμένοι τύποι γραμμάτων που εμπίπτουν σε αυτήν την κατηγορία απαιτούν απάντηση (για παράδειγμα, αναφορές, προσφυγές, αιτήματα), άλλοι όχι (για παράδειγμα, προειδοποιήσεις, υπενθυμίσεις, δηλώσεις).
Μια επιστολή που έχει συνταχθεί από έναν ιδιώτη και απευθύνεται σε ένα άλλο, ονομάζεται προσωπική.
Τα γράμματα που προορίζονται να συγχαρώ ένα ανεπίσημο άτομο, οργάνωση ή ίδρυμα με οποιοδήποτε χαρούμενο γεγονός ή επίτευγμα καλούνται συνήθως συγχαρητήρια.
Παρακάτω θα μάθουμε πώς να τελειώσουμε σωστά το γράμμα, ανάλογα με τον τύπο και τον σκοπό του.
Γενική δομή
Ανεξάρτητα από τον τύπο, όλα τα γράμματα έχουν περίπου την ίδια δομή. Αξίζει να προσέξουμε ότι τα δύο πρώτα σημεία είναι χαρακτηριστικά μόνο για την επίσημη αλληλογραφία.
- Διεύθυνση αποστολέα
- Ημερομηνία
- Χαιρετισμούς.
- Κείμενο που περιέχει βασικές πληροφορίες.
- Τελικές φράσεις.
- Postscript.
Επιχειρησιακή αλληλογραφία
Η γραφή αυτού του είδους αλληλογραφίας θα πρέπει να αντιμετωπίζεται με ιδιαίτερη προσοχή, καθώς τα ορθογραφικά, στίγματα ή στυλίστικα λάθη του αποστολέα μπορούν να επηρεάσουν δυσμενώς την εικόνα της εταιρείας ή του ιδρύματος που αντιπροσωπεύει. Κατά την υποβολή προτάσεων, θα πρέπει να προτιμώνται απλές προτάσεις και να αποφεύγεται ένας μεγάλος αριθμός περιπλέξιμων κατασκευών. Ο συνολικός τόνος πρέπει να είναι σεβαστός. Το κυριότερο είναι ότι η ουσία της επιστολής πρέπει να αποκαλυφθεί στο τέλος της, δεδομένου ότι οι άνθρωποι δίνουν μεγαλύτερη προσοχή σε αυτό το συγκεκριμένο κομμάτι του κειμένου.
Πώς να τελειώσει η επιστολή που έχει την ιδιότητα του υπαλλήλου; Οι πιο επιτυχημένες τελικές φράσεις είναι:
- Ελπίζω για μια περαιτέρω γόνιμη συνεργασία.
- Ελπίζω να συνεχιστεί η συνεργασία.
- Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας.
- Με εκτίμηση, Ivan Ivanov
- Με σεβασμό, Ivanov Ivan Ivanovich.
Πώς να ολοκληρώσετε όμορφα μια επιστολή σε έναν ιδιώτη
Αυτός ο τύπος αλληλογραφίας δεν απαιτεί αυξημένη προσοχή από τον μεταγλωττιστή. Ωστόσο, κατά τη διαδικασία της γραφής, ένα άτομο δεν πρέπει να ξεχάσει ούτως ή άλλως το αλφαβητισμό. Από αυτή την άποψη, είναι πολύ πιο εύκολο να γράψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αφού τα εντοπισμένα σφάλματα είναι εύκολο να διορθωθούν. Στην περίπτωση χειρόγραφου κειμένου, πρέπει να ξαναγράψετε το τελικό κείμενο.
Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία, είναι απαραίτητο να προσδιορίσετε το κύριο περιεχόμενο και την ανταπόκριση του παραλήπτη. Εάν είναι σημαντικό για τον αποστολέα να λάβει μια απάντηση το συντομότερο δυνατό, τότε στο τελευταίο μέρος είναι καλύτερα να κάνετε τις κατάλληλες σημειώσεις. Το τέλος θα πρέπει να είναι το λογικό συμπέρασμα όλων όσων γράφονται παραπάνω, αλλιώς μπορείτε να βάλετε τον παραλήπτη σε μια δύσκολη θέση και να τον κάνετε να σκεφτεί τι έθεσε ο αποστολέας.
Οι πιο συνηθισμένες φράσεις που χρησιμοποιούνται στο τέλος της επιστολής είναι:
- Ο φίλος σου, ο Πέτρος.
- Θα σας δω σύντομα!
- Αναμονή για απάντηση.
- Φίλε, Μαρία.
- Ελάτε το συντομότερο δυνατό.
- Όλα τα καλύτερα, ο φίλος σου Πέτρος.
Ο αποστολέας μπορεί να εφεύρει το τέλος της επιστολής μόνος του. Στην περίπτωση αυτή, θα έχει ένα μοναδικό χαρακτήρα και σίγουρα θα απευθυνθεί στον παραλήπτη.
Απαντώντας στο ερώτημα πώς να συμπληρώσετε την επιστολή της συγχαρητήρια, πρέπει να δώσετε προσοχή στην εμφάνισή της. Εάν οι υπάλληλοι είναι ο αποστολέας και ο παραλήπτης, οι τελικές φράσεις πρέπει να είναι ουδέτερες. Σε άλλες περιπτώσεις επιτρέπεται μια ορισμένη ελευθερία.
