Τα αρχειακά συστήματα είναι ένα τμήμα της διαχείρισης αρχείων, που περιλαμβάνει την οργάνωση της αποθήκευσης σημαντικών εγγράφων. Ας εξετάσουμε λεπτομερέστερα τι είναι και δίνουμε παραδείγματα της οργάνωσής τους.
Η προέλευση της έννοιας
Από την αρχαιότητα, διάφορα κράτη και χώρες δεν μπορούσαν να υπάρξουν χωρίς βιβλιογραφία, γραφή και έγγραφα. Αυτό συνδέεται με μια σειρά από έννοιες, για παράδειγμα, νοημοσύνη, νοοτροπία, πνευματικότητα, οι οποίες έχουν μεγάλη σημασία στον σύγχρονο παγκόσμιο κόσμο.
Αυτός ήταν ένας βασικός παράγοντας της διοίκησης και του δικαίου, και γενικά συνέβαλε στο γεγονός ότι οι άνθρωποι έπρεπε να ασχολούνται με την αποθήκευση και τη ρύθμιση, τη χρήση και τη λογιστική των διαφόρων εγγράφων για να τα διατηρήσουν όχι μόνο από ιστορική άποψη, αλλά και από νομική. Ως εκ τούτου, η δομή του αρχειακού συστήματος, το αρχειακό δίκαιο περιλαμβάνει όλα τα κανονιστικά και μεθοδολογικά, προσωπικά, κρατικά, νομοθετικά και πολλά άλλα έγγραφα.
Αυτά τα διάφορα έγγραφα είναι απαραίτητα για τους πολίτες όχι μόνο για προσωπικά συμφέροντα, αλλά και προς το συμφέρον του ίδιου του κράτους και της χώρας ως συνόλου. Προκειμένου να αυξηθεί ο δείκτης ανάπτυξης του συστήματος αρχειακών φακέλων και των ίδιων των αρχείων, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί η ανάπτυξη αποτελεσματικών μηχανισμών και μεθόδων ρύθμισης στον τομέα αυτό.
Ορισμός μιας έννοιας
Τα πρώτα αρχειακά συστήματα σχηματίστηκαν το 19ο αιώνα. Ο λόγος για τη δημιουργία τους ήταν ενδιαφέρον για τον κόσμο των αρχαιοτήτων, ο οποίος ανέκυψε στα μέσα του 18ου αιώνα και κατέληξε στη δημιουργία αρχειοθέτησης κάτω από το γραφείο του αυτοκράτορα Αλέξανδρου Παβλόβιτς.
Η ανάπτυξη της αρχειοθέτησης στη χώρα μας συνδέεται με τη δημιουργία ενός κεντρικού ρωσικού κράτους. Σε πράξεις και παραγγελίες για τους XVI-XVII αιώνες. υπήρχαν μεγάλες συσσωρεύσεις αρχειακού υλικού, αλλά αυτή τη στιγμή, τα έγγραφα δεν είχαν γίνει ακόμα το κύριο συστατικό της τρέχουσας ροής εργασίας. Αυτό το γραφείο βασίστηκε στους κανόνες των παραδόσεων στη Ρωσία, τα έθιμα και, γενικά, στο ρωσικό δίκαιο.
Ιστορία των αρχείων στη χώρα μας
Στα τέλη του XVIII-XIX αιώνα. δημιουργήθηκαν νέα και πρώτα αρχειακά αρχεία. Και, βεβαίως, χάρη σε αυτό, άρχισαν να εμφανίζονται ολόκληρα δίκτυα δικαστικών και διοικητικών αρχείων σε πόλεις, δήμους και επαρχίες. Τον 19ο αιώνα, η δημιουργία λογιστικών αρχειακών επιτροπών, που υπήρχαν μέσω δωρεών από τους δήμους, τα δημοτικά συμβούλια και τα άτομα, είχε ήδη αναληφθεί σε όλη τη χώρα μας, αλλά το κράτος δεν συμμετείχε σε αυτό.
Το 1720, στις 28 Φεβρουαρίου, ο Μέγας Πέτρος θέσπισε τον Γενικό Κανονισμό, ο οποίος ορίζει διάφορες λειτουργίες και καθήκοντα, διαρθρώσεις και διαδικασίες λειτουργίας των διοικητικών οργάνων. Ο κανονισμός περιγράφει όλες τις γραφειοκρατικές εργασίες, παρακολουθήθηκε ένα ολόκληρο κεφάλαιο για την αρχειοθέτηση των διαφόρων εγγράφων και τη δημιουργία ενός ολιστικού συστήματος αρχειοθέτησης. Μετά την επανάσταση του 1917, στη Ρωσία εμφανίστηκε η αρχειακή νομοθεσία.
Στην ΕΣΣΔ, η οργάνωση αρχείων σε εκτελεστικές επιτροπές ξεκίνησε το 1920, δηλαδή μετά το τέλος του εμφυλίου πολέμου και την τελική εγκαθίδρυση της σοβιετικής εξουσίας. Δημιουργήθηκε επιτροπή για τη διαχείριση αρχείων, έργο της οποίας ήταν η ανάπτυξη ενός εγγράφου για την αναδιοργάνωση της αρχειοθέτησης. Ο καρπός της δραστηριότητας της σοβιετικής κυβέρνησης στον τομέα αυτό ήταν ότι δημιουργήθηκε το κρατικό αρχείο του RSFSR. Αφού όλα τα αρχειακά ιδρύματα συγχωνεύθηκαν στο Κεντρικό Αρχείο, και οι τοπικοί αυτοί υπακούσαν.
Η ώθηση για την ανάπτυξη της αρχειοθέτησης ήταν οι νομικές και διοικητικές πράξεις που εγκρίθηκαν το 1926. Τα αρχειακά συστήματα ήταν τότε αρκετά ατελή. Η CEC απέστειλε εγκύκλιο σε όλες τις εκτελεστικές επιτροπές, δηλώνοντας ότι «το ζήτημα της διατήρησης των αρχείων δεν έχει ακόμη τεκμηριωθεί, με αποτέλεσμα να σκοτωθούν και να λεηλατηθούν τα αρχειακά υλικά». Από την άποψη αυτή, προτάθηκε να παρασχεθούν επειγόντως αρχεία με κατάλληλες εγκαταστάσεις, για να διανεμηθούν οι εργαζόμενοι, για να ξεκινήσουν εργασίες για τη συλλογή τους. Ήταν τότε που δημιουργήθηκαν τα πρώτα αρχειακά συστήματα της βιβλιοθήκης.
Επιπλέον, η αρχειακή επιχείρηση αναπτύχθηκε ενεργά, γεγονός που οδήγησε στη δημιουργία ολόκληρου κλάδου της επιστήμης και της επαγγελματικής δραστηριότητας. Σήμερα, τα αρχεία είναι πολιτιστικά ιδρύματα που αποθηκεύουν τις απαραίτητες πληροφορίες σε χαρτί και ψηφιακή μορφή.
